Non può che destare una risata argentina la storia di Christine che, dopo aver trascorso una serata romantica con Gregory, aitante ed elegante manager di un’importante agenzia pubblicitaria, decide di sferzare il colpo finale della sua strategia di corteggiamento attraverso una formidabile sorpresa: preleva l’indirizzo email di Gregory dal sito web dell’azienda, scrive una dolcissima e personalissima email degna della più emozionante soap opera e la invia. Nel pomeriggio Gregory manda un sms a Christine: “L’indirizzo che hai trovato sul sito è un indirizzo comune dell’azienda: tutti i colleghi ora conoscono perfettamente i dettagli della serata di ieri! Proprio una bella figura!!! Grazie!”.

Questa storia è raccontata all’interno del sito Thinkbeforeyousend.com (Pensa prima di inviare!), che racchiude centinaia di gaffe elettroniche di chi ha cliccato sul tasto INVIA con un po’ di leggerezza.

Un’email sbagliata, frutto spesso della fretta e dell’enorme quantitativo di comunicazioni che si inviano può scatenate reazioni disastrose nel privato, nel lavoro e nell’ambito del proprio business. Se non si applica la giusta attenzione viene minata la propria tranquillità: è ad esempio il caso recentemente affrontato dal Dipartimento di Giustizia americano in cui si discuteva il caso di un dipendente americano licenziato per aver utilizzato via email un atteggiamento scorretto.

Chi opera nell’ambito dell’email marketing ha il dovere di tenere sempre vigile l’attenzione per evitare che newsletter o dem, da vantaggiosi strumenti di business diventino curiose barzellette da raccontare agli amici nel tempo libero.

Ecco un piccolo prontuario per evitare spiacevoli e buffi inconvenienti:

• Non utilizzare indirizzi email aziendali per inviare messaggi privati, anche se si tratta di invii fatti agli stessi colleghi, soprattutto se si tratta dello stesso indirizzo email che compare come mittente della newsletter e che quindi dovrebbe costituire già da solo il primo bigliettino da visita per prospect e clienti.
• Non spedire ad indirizzi email raccolti via web: si tratta di un’attività di spam. Chi inserisce il proprio indirizzo in un sito spera di essere contattato da eventuali clienti e non da chi, a sua volta si propone come venditore di qualcosa.
• Essere decisamente molto concentrati nel momento in cui si deve selezionare la lista di invio o si vuole scrivere manualmente l’indirizzo del destinatario. La stessa attenzione deve essere prestata nell’inserimento dell’oggetto onde evitare di lasciare nell’email lo stesso oggetto precedentemente utilizzato per i test che nella migliore delle ipotesi è qualcosa del tipo: “dem clienti registrati dal sito”.
• Utilizzare un linguaggio non convenzionale solo se i destinatari permettono modi di espressione non formali: ambiguità e sarcasmo non sempre sono efficaci, soprattutto se si cade nella banalità.
• Essere precisi nei messaggi per evitare congetture e incertezze che riducono l’efficienza della comunicazione.
• Evitare lo stato di disinibizione che generalmente si utilizza quando si scrive davanti ad un monitor quando il contatto con i destinatari delle email risulta molto più indiretto che con una telefonata.

Se l’email ricevuta è veicolo di una gaffe ha una vita lunga, difficilmente viene cancellata (soprattutto dalla memoria) e possibilmente viene divulgata per suscitare le risate di amici e colleghi: addio della credibilità!

Simona Ibba

Simona Ibba è Business Development Manager della piattaforma per l'invio di newsletter Infomail.